Un(e) Assistant(e) administratif(ve)
Bureau de Lyon (20 personnes dont 10 avocats)
Mission : Prendre en charge les activités relevant de l’accueil et divers travaux administratifs. Ce poste est pleinement associé à la vie du cabinet.
Vos fonctions seront principalement :
1) Accueil présentiel, téléphonique, numérique
- L’accueil physique et téléphonique des clients
- La gestion du courrier postal départ/arrivée
- La tenue du planning de la salle de réunions
- La gestion/ actualisation de la présence numérique d’Alister Avocats sur le site internet Alister et sur les réseaux sociaux en lien avec les prestataires
- Les liaisons téléphoniques/ mail avec les autres bureaux Alister
Qualités professionnelles attendues :
- Sens du service client comme du relationnel en interne
- Être organisé, attentif, dynamique
- Maitriser la communication écrite et orale et tenue vestimentaire adaptée
- Être capable d’autonomie et de prendre des initiatives
- Discrétion et confidentialité des informations exigées par l’activité
2) Tâches administratives
- La gestion des déplacements (sncf principalement) des avocats
- L’aide à la préparation de dossiers de plaidoirie
- La participation à la communication interne du cabinet (courriels d’informations)
- Le suivi de la maintenance des locaux : relations avec les prestataires (nettoyage et autres)
- L’aide pour la commande des fournitures, la saisie des débours, en lien avec le service comptabilité
Le recours aux outils informatiques est indissociable de ces activités, avec notamment l’utilisation des logiciels de traitement de texte, de tableurs et d’un logiciel de gestion intégrée.
Vous disposez d’un Bac+2 secrétariat/assistant ou d’une expérience équivalente.
Une expérience professionnelle dans un cabinet d’avocats ou un secteur professionnel proche (notaires/huissiers/ experts comptables…) serait un plus.
Temps de travail : 35 heures – du lundi au vendredi
Salaire à déterminer selon profil / Titres restaurant
