L’audit social de conformité

Le 08/10/2024

 

Rédigé par Didier Lods

Pourquoi un audit ?

L’audit social a pour but de résoudre les difficultés (audit en situation de crise) ou de les prévenir (audit préalable à une cession d’entreprise, ou audit de conformité).

Qu'est-ce qu'un audit de conformité ?

L’audit de conformité a pour but de repérer les problèmes qui pourraient éventuellement se poser, les anticiper et les éviter.

Quand le pratiquer ?

L’audit de conformité peut intervenir à n’importe quel moment, dans n’importe quelle entreprise ou taille d’entreprise.

L'audit de conformité est-il obligatoire ?

Juridiquement, l’audit social n’est pas obligatoire et n’est pas réglementé. Il est cependant fortement recommandé car il permet de faire un état des lieux en évaluant la conformité des pratiques internes par rapport aux règlementations en vigueur (lois, décrets, conventions collectives, textes européens etc.…).

 

Cet audit social permet de déterminer les risques, qu’ils soient d’ordre pénal ou non, et leurs conséquences économiques en cas de défaillances.

Quel est le contenu de l'audit de conformité ?

L’audit social de conformité permet un examen des points suivants :

  • .

1 - Les contrats de travail

  • - Conformité des contrats : Analyse de la conformité des contrats de travail avec la législation en vigueur. Vérification de la signature des contrats. Examen des risques de requalification des contrats à durée déterminée en contrats à durée indéterminée, des contrats à temps partiel en contrats à temps complet, des contrats en forfait jour en contrats en heures et éventuellement des contrats de Cadres dirigeants.
  • - Examen des clauses particulières : clause de non-concurrence, clause de dédit formation, clause de non-sollicitation, clause de garantie d’emploi, clause portant sur les indemnités de rupture etc.…

    • 2 - La durée du travail et les congés

  • - Respect des horaires : Évaluation de la conformité des pratiques de temps de travail avec la réglementation.
  • - Gestion des heures supplémentaires : Analyse de la gestion, du paiement et de la compensation des heures supplémentaires.
  • - Gestion des forfaits jours : entretien annuel ou semestriel, respect des conditions légales et conventionnelles.
  • - Gestion des congés payés : fractionnement, congés payés suite arrêts maladie.

    • 3 - La santé et la sécurité au travail

  • - Conditions de travail : Évaluation juridique des conditions de travail et de leur conformité aux normes de santé et de sécurité.
  • - Prévention des risques : Analyse juridique des mesures de prévention des risques professionnels. Assistance juridique à la mise en place/mise à jour du Document unique d’évaluation des risques professionnels.

    • 4 - Les relations collectives (dans les entreprises de 11 salariés et plus)

  • - Les Instances représentatives : Vérification de l’organisation des élections professionnelles. Examen de l'existence et du fonctionnement des instances représentatives du personnel (PV du CSE, calendrier des réunions etc.…).
  • - Les accords d'entreprise : leur régularité procédurale, leurs contenus.

    • 5 - Le règlement intérieur

  • - Conformité : Vérification des mentions obligatoires
  • - Recommandations : portant sur la procédure et les sanctions disciplinaires, le harcèlement moral, le harcèlement sexuel, les agissements et propos sexistes, les discriminations, les conditions de mise en œuvre d’exécution de l’enquête interne.

    • 6 - La charte sur l’utilisation des véhicules

    7 - La charte sur l’utilisation des outils informatiques/droit à la déconnexion

    8 - Les fiches de poste

  • Nécessaires en cas d’inaptitude physique ou en cas de contestation d’un licenciement pour insuffisance professionnelle.

    • 9 - Les entretiens professionnels

  • - Comptes-rendus obligatoires tous les 2 ans et/ou tous les 6 ans.
  • - Entretiens ponctuels et autres entretiens obligatoires : retour d'un(e) salariée après une longue absence, télétravail, entretien de mi-carrière etc…

    • 10 - La convention collective

  • - Application de la convention collective adéquate.
  • - Respect des dispositions particulières de la convention collective.

    • 11 - Les rémunérations et avantages en nature

  • - Respect des salaires minima prévus par la convention collective.
  • - Respect du principe d’égalité de traitement.
  • - Vérification de l’absence d’anomalies sur les bulletins de salaire (exemple : des primes régulières susceptibles de masquer des heures supplémentaires).
  • - Vérification de la conformité des actes juridiques mettant en place des rémunérations complémentaires ou une épargne salariale (PPV, Intéressement etc ..)

    • 12 - La protection sociale complémentaire

  • - Garanties prévoyance et frais de santé : Vérification de l’existence et de la conformité des actes juridiques de mise en place des garanties prévoyance et frais de santé.

    • 13 - Les contrats de prestations de services, notamment avec des autoentrepreneurs (micro-entrepreneur)

  • - Risque de requalification du contrat de prestation en contrat de travail.
  • - Attestation de vigilance URSSAF

    • L'audit de conformité est-il soumis à un traitement particulier des données personnelles des salariés ?

    Dans les entreprises de 250 salariés et plus, la mise en place d’un registre des activités de traitement est obligatoire.

     

    Les entreprises de moins de 250 salariés bénéficient d’une dérogation en ce qui concerne la tenue de registres. Elles doivent inscrire au registre les seuls traitements de données suivants :

     

    • les traitements non occasionnels (exemple : gestion de la paie, gestion des clients/prospects et des fournisseurs, etc.) ;
    • les traitements susceptibles de comporter un risque pour les droits et libertés des personnes (exemple : systèmes de géolocalisation, de vidéosurveillance, etc.)
    • les traitements qui portent sur des données sensibles (exemple : données de santé, infractions, etc.).

     

    En conclusion, l’audit social de conformité permet d’identifier des difficultés éventuelles. Une fois purgés les problèmes rencontrés, les contrôles Urssaf, les contentieux judiciaires et administratifs donneront plus facilement lieu à des décisions favorables.

     

     

     

    Les avocats du département droit social se tiennent à votre disposition pour toute question liée aux implications pratiques de ces nouvelles règles.

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